Juillet 2007

Environnement de test :
- Sony Clié TH55
- Palm OS 5.2.1
- Agendus Premium v12.01 build 937


Agendus est le logiciel de gestion d'informations personnelles (agenda, contacts, tâches, mémos) de la société Iambic (www.iambic.com). Il offre, depuis sa version 12, la notion de "projet" (AGP Pro et AGP Premium uniquement).



Introduction

Pour l'instant, c'est très basique. Pas de gestion de l'enchaînement de tâche, pas de gestion de ressources ou autres fonctions disponibles dans des logiciels spécialisés. Uniquement des choses beaucoup plus simples :
- définir des "projets" avec des dates de début et de fin,
- associer à chaque projet des réunions, tâches, mémos ou appels (événements de type appels téléphoniques ou courriels gérés spécifiquements par Agendus).

Jusqu'à présent, faire cela avec Agendus était plus ou moins possible, avec du "bricolage".
J'ai par exemple créé des "contacts" fictifs représentant mes projets (nom de projet = nom du contact). Il suffit alors de mettre ce contact comme "participant" de chaque réunion concernée, et d'utiliser la fonction "historique". Mais encore fallait-il ne pas oublier d'ajouter ce contact.

Avec Agendus v12, versions Pro ou Premium, des outils "plus propres" voient le jour.
Quels sont-ils ?


Tout d'abord, où peut-on les trouver, ces "projets" ?

Quelque chose dans les "préférence" ? Non, rien…
Dans les menus principaux ? Oui : la possibilité d'en créer un nouveau.
Dans les icônes du bas, pour afficher les projets existant ? Oui, mais en l'absence de documentation (chez Iamic, le manuel d'utilisation est toujours disponible après le produit…), il faut chercher un peu…. Il faut faire un "tap long" sur l'icône des modes d'affichage de l'agenda, puis choisir le dernier à droite sur le dernière ligne. Là, on peut obtenir un écran comme celui-ci :



Un projet est représenté par son nom, et ses dates de début et de fin.

"Toutes", en haut à droite : permet de sélectionner la catégorie des projets à afficher.
"Tout", juste en dessous : une autre sélection des projets à afficher : tous, ceux en cours, les futurs, les passés.

Dans cette vue, pas de menu spécial, juste un menu déroulant associé aux projets : ouvrir, éditer et effacer. Un tap court ouvre le projet.



Création d'un projet

Menu 'Nouveau' / 'New Project" (oui, la version française est encore légèrement anglaise….).

Un projet est défini par :
- un nom,
- une date de début et une date de fin,
- une description.
On peut aussi lui associer :
- une catégorie,
- un icône,
- le statut d'élément privé.



On remarque le dernier bouton en bas à droite, qui permet de garder ce projet comme "modèle". On peut ensuite créer un nouveau projet depuis le modèle.

Si maintenant on va à la vue de la liste des projets, on voit que celui qui vient juste d'être créé s'ajoute à la liste.

Une petite remarque en passant : les projets sont triés par ordre de date de début.



Evénement répétitif du projet

Premier impact sur la gestion classique des "PIM" : revenons à la vue de l'agenda, par exemple en vue "semaine"…



Un événement répétitif (réunion) est ajouté tous les jours de la date de début à la date de fin du projet.
Conséquence : si vous gérez nombre de projets en parallèle, votre agenda va vite être surchargé !
Pourquoi cet événement répétitif ? Peut-être juste pour se rappeler qu'on travaille sur tel ou tel projet ?? Je pense que c'est quelque chose que l'on a en mémoire ! Et de toute façon, chaque jour doit logiquement afficher les tâches et réunions à réaliser dans chacun des projets…
Aucune idée donc… Beaucoup, comme moi, voudront se débarrasser de cet événement.

Pas de problème : sélectionnez cet élément et supprimez le. Le "projet" existera toujours sur votre PDA et restera présent dans la liste des projets.



Ajout d'un élément au projet

Un tap sur le projet créé et la fenêtre suivante apparaît :



En haut à droite, le nom de mon projet. Si je clique dessus, j'ai la liste de tous mes projets qui apparaît, et je peux donc en changer.
Juste dessous, "Date" : un tap fait apparaître deux choix "Date" et "Type". Il s'agit du mode de classement des éléments associés au projet. Nous y reviendrons.
En bas à droite, l'icône "configuration", qui ne propose rien pour les projets…

Note : Lors de vos essais, vous aurez l'occasion de remarquer que l'événement répétitif créé automatiquement au moment de la création du projet n'apparaît pas dans la vue du projet !


Utilisons le bouton "Ajouter item…".
On a alors le choix entre la création d'une réunion, d'une tâche, d'un mémo ou d'un appel.



Quel que soit le choix effectué, Agendus ouvre la fenêtre standard correspondante d'édition d'élément, avec les champs habituels.
En résultat, l'élément est créé et associé au projet. Cette association se voit à deux endroits : dans la visualisation de l'élément ou dans la visualisation du projet.

Visualisation du projet / tri par date



Visualisation du projet / tri par type





Ajout d'élément existant

Bien évidemment, vous pouvez associer un projet à un élément déjà existant. Pratique pour initialiser votre base de projets en partant de ce que vous avez déjà, et aussi parce que, pris de court, vous pouvez être amené à créer une réunion en urgence, "à la volée", et ensuite l'insérer dans un projet.

Choisissons une tâche et passons en mode édition :



On remarque l'icône en bas à droite. Un tap dessus fait apparaître la liste des projets définis : il suffit de choisir celui voulu. La réunion fait désormais partie du projet.

Vue tâche - on remarque l'indication du lien vers le projet :



La vue projet peut être atteinte par un tap court sur le lien depuis l'élément tâche.



Conclusion

Voici donc….. le petit tour est fait.

Plus qu'une "gestion de projet", je dirais qu'il s'agit plutôt de regrouper les éléments de Agendus en "groupes d'éléments".

Si on accepte ce niveau fonctionnel, il y a à quand même mon sens un gros manque : associer des contacts à un projet !



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