Agendus est l'application de gestion d'informations personnelles (réunions, contacts, tâches, ...) de la société Iambic (http://www.iambic.com).
Je ne m'intéresserai pas ici à l'ensemble des fonctions offertes par cette application, mais seulement à la réponse à la question suivante :

Comment gérer vos contacts avec Agendus ?

Je vais tout d'abord présenter les informations associées à la notion de contact au travers d'exemples et de fonctions de base. Ceci permettra de voir l'essentiel de ce que Agendus offre.
Dans un deuxième temps, je passerai en revue quelques autres fonctions de manipulation de ces contacts.

Environnement de test :
- Sony Clié TH55,
- Agendus Premium v12.01 build 937,
- Acid Image, Palm PDF, Documents To Go, NetFront, Agendus Mail,
- un téléphone mobile équipé Bluetooth et déjà associé au TH55.

Attention : ce document n'est pas un test de l'ensemble des fonctions de Agendus, mais uniquement des possibilités principales offertes pour la gestion des contacts.

Note préliminaire importante :
Les informations manipulées par Agendus sont pour l'essentiel stockées dans les bases des applications standard Palm OS. Surtout, ne supprimez ni ces applications, ni les bases correspondantes.
D'autre part, Agendus ajoute certaines informations (caractères spéciaux et codes) dans les "notes" associées aux contacts. Ces informations n'apparaissent pas lorsque vous utilisez Agendus, mais sont visible si vous utilisez les applications standard (ou encore via Palm Desktop). De même, ne modifiez en rien ces informations, sous peine de voir Agendus se comporter de façon étrange (voire même provoquer des erreurs fatales sur votre PDA) !

Informations de base

Ce sont celles connues des applications de base Palm OS. Pas besoin de plus d'explications: reportez-vous à la documentation de votre PDA....
Passons juste en revue l'interface utilisateur.

Création / édition

Choisissons tout d'abord de créer un nouveau contact : menu 'Nouveau' / 'Contact', choisissons le premier onglet et saisissons les informations :




















Au passage, on note la catégorie du contact en haut à droite ('non classé' dans notre exemple). Un tap sur ce nom fait apparaître la liste des catégories et permet d'en changer.





















On peut aussi attacher une note au contact (bouton en bas du premier onglet, à gauche de la poubelle : ne pas se tromper !). C'est du texte libre ; saisissons quelques informations :














Nous terminons cette saisie de la note par un tap sur le bouton 'OK'.
Puis nous terminons la saisie du contact par un nouveau tap sur le bouton 'OK'

Visualisation

Après la saisie de ce nouveau contact, Agendus passe en mode "visualisation".
Dans ce mode, seules les informations effectivement présentes / saisies dans l'enregistrement sont affichées, sans le nom des différents champs :


Un tap sur le bouton 'Editer' permet de repasser en mode édition / saisie.















A ce stade, un tap sur le bouton 'OK' provoque l'affichage de la liste des contacts. Celui saisi précédemment est sélectionné.
Le mode "visualisation" est présenté plus loin dans ce dossier.

Pour la suite, veuillez me pardonner, mais j'utilise Agendus depuis si longtemps (ActName, pour ceux qui connaissent : ça ne nous rajeunit pas, hein ?) que je ne sais plus ce qui est dans les programmes de base... Certaines informations pourront donc vous sembler tellement évidentes que j'aurais pu les taire.
Ce qui me rassure, c'est que même si une des fonctions qui suit existe dans les applications de base, il y a peut-être quelques petites différences avec Agendus, et donc ma prose sera peut-être utile...

Quelques préférences spécifiques du contact

Après être repassé en mode édition, ces préférences sont accessibles sur le second onglet de la fenêtre de saisie :















'Afficher' : choix de ce qui doit être affiché en visualisation 'liste de contact', ici le n° de téléphone du bureau. La liste proposée (menu déroulant) est définie selon les informations pour lesquelles une valeur a été donnée : bureau, domicile, email, portable, principal, ...



Photo

Toujours en mode édition, le quatrième onglet (appareil photo) permet d'associer une photo au contact :















Sélection et insertion

Un tap sur le bouton au centre ouvre une fenêtre permettant de parcourir les fichiers de la carte externe ou de la RAM à la recherche de la photo souhaitée.
Le choix 'RAM' ou 'carte' se fait par un tap sur l'icône représentée en haut à droite (celui d'une carte dans l'exemple).

Je choisis l'image de taille 500x500 pixels. Elle s'affiche sur la partie droite de l'écran.








Un tap sur l'image permet de l'afficher en plus grand (écran 320x320) :
















On note aussi, dans le fenêtre "choix photo", la présence d'un bouton de retaille situé entre le bouton 'annuler' et la poubelle, permettant donc de définir la partie de l'image que l'on veut garder.
Un tap sur ce bouton et on obtient un écran de sélection, avec en haut à gauche la photo d'origine, en bas à droite (en plus petit) la zone retenue:

Un tap sur le bouton 'Crop' permet de valider la retaille de la photo.






J'annule pour revenir à l'écran de choix de la photo, et sélectionne finalement une photo de taille 100x100.

Tap sur 'OK' pour finalement obtenir une vignette (photo miniature) à la place du bouton sur lequel j'ai initialement effectué un tap pour pouvoir choisir une photo :










A ce stade, un tap sur la photo m'offre deux possibilités :
- choisir une autre photo : retour sur la recherche de fichier ;
- voir la photo seule sur l'écran : voir exemple plus haut.

Un tap sur la photo revient à la fenêtre précédente, de même qu'un tap sur le bouton 'OK'.

A noter : sur les photos jointes par ce mécanisme, il n'y a aucun moyen de zoom. Les possibilités d'affichage présentées sont les seules disponibles.

Tailles des photos

J'ai fait quelques tests avec des photos de différentes tailles (60x60, 80x80, 100x100, 200x200, 500,500, 1674x1674).
Toutes ces photos ont été affichées correctement, avec juste une déformation pour la plus grande sur la vignette (mais pas sur la version agrandie).
Les photos dont la taille dépasse celle de l'écran sont réduites. Il n'y a pas de fonction de zoom, répétons-le, donc impossible de visualiser en "taille réelle" !
En fait, j'estime la zone effectivement utilisée pour la visualisation des photos à un carré d'environ 220 ou 230 pixels de côté.

Il n'est donc pas question d'utiliser cette fonction pour joindre une photo de pied, artistique, ou un plan d'accès !

Visualisation

Supposons maintenant que vous soyez en train de consulter votre carnet d'adresse.

Le fait d'avoir inséré une photo a pour résultat l'apparition d'une icône à droite de l'écran. Pour l'entrée 'Tabetozor', on note les icônes :
- 'bureau' : numéro de téléphone - le seul spécifié ici, mais aussi celui indiqué "à afficher" dans les "préférences du contact" (voir précédemment),
- 'photo',
- 'note',
signalant ainsi l'existence de ces différents éléments.






Un autre mode de visualisation permet d'avoir la photo visible sous forme d'une vignette (choix des préférences d'affichage, bouton en bas de l'écran) :














Un tap sur le nom du contact permet de passer en mode visualisation (voir les écrans montrés précédemment).



Objets liés

Il s'agit là de lier à un contact un certain nombre de documents disponibles sur le PDA. Bien sûr, il faut que ces documents puissent être visualisés, c'est-à-dire qu'une application adéquate soit installée sur votre PDA.

J'utiliserai 3 documents pour ce test :
- une image JPG, copie de la première page du forum PalmAttitude, de taille 875x499 pixels pour 107Ko ;
- un document au format PDF, plan du RER parisien, d'environ 76Ko ;
- un fichier DOC (MS Word), version initiale de ce test, d'une taille de 267Ko.
Ces trois fichiers ont été transférés sur la carte externe de mon PDA via le lecteur de carte de mon ordinateur, mais la méthode importe peu...La photo aurait pu être prise par l'APN de mon Clié ; le fichier DOC aurait quant à lui pu être transféré via Documents To Go.

Depuis la fenêtre d'édition de contact (voir précédemment), choisir le dernier onglet en haut à droite. L'icône de cet onglet ressemble à celle généralement utilisée pour une pièce jointe à un email, par exemple.

Un tap sur le bouton 'Ajouter' ouvre une fenêtre de parcours de la hiérarchie des fichiers de la carte.

On note en haut à gauche une icône représentant la carte d'extension. Un tap sur l'icône permet de sélectionner la RAM pour y rechercher un fichier à joindre.

Je parcours la hiérarchie de la carte, choisis un premier fichier et effectue un tap sur 'OK'.














On revient alors à la liste des documents joints (un seul pour l'instant), et on remarque à cet instant l'icône de Acid Image, logiciel de visualisation des images installé sur mon PDA, qui apparaît en face du nom du document lié.













Je fais ensuite de même pour les 2 autres fichiers, je valide, et j'ai ainsi lié mes 3 fichiers au contact "Tabetozor".
Les icônes de Documents To Go et de Palm PDF apparaissent en face des liens concernés.

On note aussi le symbole 'VFS' à droite des noms de fichiers, indiquant qu'ils se trouvent sur la carte mémoire.









Après validation, on retrouve le contact en mode "visualisation". Des liens vers les 3 documents liés apparaissent maintenant.

Un tap sur un quelconque de ces liens permet de lancer l'application associée :
- Acid Image visualise immédiatement le fichier JPG ;
- Palm PDF s'ouvre sur la fenêtre de recherche de fichier, celui lié étant sélectionné, et un tap sur "Show" permet de le visualiser ;
- Documents To Go demande si le document sélectionné doit être "accepté" dans l'application "Documents", un tap sur "oui" ouvre Documents To Go et le fichier.
Dans les 2 premiers cas (Acid Image et Palm PDF), la sortie de l'application provoque le retour à la liste des contacts dans Agendus. La fermeture du document sous Documents To Go ne revient pas à Agendus.
Peut-être y a-t-il quelque par une option à choisir pour que le retour au contact soit correctement effectué ?... Ceci dit, on peut se demander si cela est effectivement judicieux. Il y a en effet bien des cas où on voudra consulter un document associé à un contact sans pour autant revenir à sa fiche. Tout est une question de besoin de chacun finalement...



Relations entre contacts

Agendus offre un mécanisme générique permettant de définir des relations entre contacts pris deux à deux. Ces relations sont de deux sortes :
- directionnelles : définies d'un contact A vers un contact B ;
- non directionnelles : définies à égalité entre deux contacts.
Agendus donne le moyen de définir des relations au moyen de libellés, par exemple "père", "ami", "collègue", ... Il existe des libellés prédéfinis. L'utilisateur peut les garder, les supprimer, les renommer, en définir d'autres. Il est donc maître de la sémantique associée à ces relations.
Il n'y a pas à ma connaissance de limite dans le nombre de relations que vous pouvez définir, ni dans celui que vous pouvez définir à partir ou à destination d'un contact particulier.

Exemple : une entrée à mon nom, et une entrée "aiwei".
J'ai défini une relation directionnelle 'Pseudo PA' que j'utilise sous la forme 'Pseudo PA = aiwei' dans l'enregistrement me concernant.













Si on regarde l'enregistrement 'aiwei' (il suffit d'un tap sur le mot 'aiwei' dans l'écran précédent), on remarque que le libellé 'Pseudo PA' est suivi du mot 'de' pour montrer la direction de la relation.
Ce mot 'de' est celui toujours utilisé par Agendus : il faut un peu y penser lorsque l'on défini un libellé, pour que la lecture soit "logique" en français.
Si je me souviens bien, dans la version anglaise, le mot 'of' est utilisé.








Exemple de saisie d'une relation

Passage en mode 'édition' et tap sur l'onglet 'relation' (le 3ième) :
















Tap sur le bouton 'ajouter' :

La zone de saisie du nom apparaît.
La relation par défaut est la première de la liste des libellés ('Adresse' dans l'exemple).













Saisie du nom (les 3 premières lettres permettent ici à Agendus de déterminer sans ambiguïté le contact 'aiwei').

Après avoir tapé les premières lettres du nom du contact, il est possible de faire un tap sur l'icône 'personnage' à gauche de la zone de saisie pour que Agendus propose la liste des contacts correspondant. Il est alors possible de choisir celui recherché sans saisir intégralement son nom.







Et enfin, un tap sur 'Adresse' pour avoir la liste des relations définies et pouvoir choisir la bonne.
Un tap sur le libellé de la relation, puis un tap sur 'ok', et c'est fait !













La suppression d'une relation peut se faire de l'une ou l'autre des extrémités. Les deux références sont supprimées.



Mode visualisation : sélection, tri, groupes, recherche

Revenons, comme prévu, sur différentes fonctions permettant de trouver et visualiser le ou les contacts que l'on recherche. Commençons par une vue classique "par défaut".

On voit ici (on "imagine", mais on ne peut pas "lire", censure oblige !) une liste d'entrées (les champs 'nom' et 'prénom') et des numéros de téléphones.
Le premier onglet est sélectionné : il regroupe toutes les entrées (de 'a' à 'z').
Toutes les catégories sont visibles.





Sélection par les catégories

Premier critère de sélection disponible : choix d'une catégorie.
Il suffit pour cela de faire un tap sur le mot 'Toutes' en haut à droite. La liste des catégories apparaît et on peut en choisir une dans la liste. Seuls les contacts associés seront affichés.

Onglets

Les onglets sont aussi utiles lorsque vous connaissez la première lettre du contact que vous cherchez. Un tap sur l'onglet fait apparaître la liste en démarrant avec le premier contact concerné.
A noter qu'il est possible de ne pas visualiser les onglets.

Groupes

Les symboles juste en dessous des onglets 'a-z' et 'abc' permettent de définir un des champs des enregistrements qui doit être utilisé pour afficher les contacts par groupes.
Un tap sur les symboles affiche la liste des champs utilisables :












Chacun pourra déterminer ce qui lui semble le plus utile. Personnellement, j'utilise fréquemment le groupage par "Société" :















Un tap sur le symbole à gauche du nom d'une société permet d'afficher la liste des contacts.
















Attribut à afficher

Dans les exemples précédents, le numéro de téléphone est affiché, comme le montre le bouton 'Numéro' à droite sous les onglets.
Il est possible d'afficher d'autres informations, en fonction des besoins.

Un tap sur le mot 'Numéro' affiche la liste des informations disponibles. On choisit donc celle qui correspond aux besoins du moment...

Cet option d'affichage est généralement définie par défaut pour l'information dont on a le plus besoin. On en change selon les circonstances.






Téléphone, email, accès web

Selon les programmes disponibles sur votre PDA, Agendus permet bien sûr d'effectuer ces opérations de façon automatique.
La procédure varie peut être selon le PDA et les applications / matériels utilisés.

Sur mon TH55, associé par Bluetooth à mon téléphone mobile, et disposant des applications Agendus Mail et de NetFront :
- tap sur un numéro de téléphone : je ne laisse généralement pas de connexion permanente établie (économie de batterie), et donc mon PDA me demande d'abord confirmation d'appel téléphonique, puis me demande s'il faut établir la communication BT, puis le fait et lance l'appel ;
- tap sur une adresse email : Agendus Mail est immédiatement ouvert avec le champ 'destinataire' pré-rempli ;
- tap sur une adresse internet (url) : NetFront est lancé et me demande si je souhaite établir la connexion.



Historique

Les réunions, tâches, appels et mémos contiennent un ou plusieurs champs dans lesquels des contacts sont identifiés.
La fonction "historique" permet tout simplement d'obtenir la liste de ces éléments. Cela peut être extrêmement utile si, par exemple, vous recevez un appel téléphonique d'un client et vous voulez avoir la liste de tout ce qui a été fait avec lui (dates des réunions, des appels, ...etc).



Conclusion

D'autres fonctions existent, comme par exemple la recherche d'un contact par les premières lettres d'un nom, la recherche d'un chemin pour aller à l'adresse d'un contact (fait appel à un service internet, donc connexion nécessaire), l'affichage des prévisions météorologiques à l'adresse d'un contact, ...
Je ne développe pas tout ici, juste pour vous laisser un peu de surprise !


Autant l'utilisation des bases des applications standard peut être considérée comme un avantage (utilisation possible des contacts via Palm Desktop par exemple), autant cela peut se révéler un handicap car Agendus doit en reprendre les inconvénients (par exemple, limitation du nombre de catégories).
Le lien entre les contacts et les autres éléments (réunions, tâches, mémos, appels) est très bon. La fonction historique permet de voir rapidement tout ce qui existe concernant un contact. A noter cependant que, tout au moins en version 12.01, un contact ne peut pas être associé à un 'projet' (reportez-vous au test concernant la gestion de projets dans Agendus pour en savoir plus).

Globalement, nous serons certainement tous d'accord pour dire que la gestion des contacts via Agendus est très riche. Certains disent qu'il y a trop de chose, mais nul n'est obligé de tout utiliser : chacun trouvera certainement ses fonctions préférées.


© 2007
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